В умовах війни український оборонний ринок змінився радикально. Виробники озброєння, військової техніки, безпілотних систем, засобів радіоелектронної боротьби, комплектуючих, спеціального обладнання та товарів подвійного використання отримали безпрецедентні можливості для співпраці з державою. Але разом із цими можливостями з’явилися нові вимоги: юридична прозорість, підтвердження походження продукції, санкційна чистота, належна структура власності, комплаєнс, кодифікація виробів та проходження перевірки постачальника.
Для оборонного виробника вже недостатньо мати якісний продукт. Необхідно бути юридично готовим до державного контракту.
Саме на цьому етапі більшість компаній стикаються з головною проблемою: технічна команда може створити ефективний виріб, але для державного замовника цього замало. Потрібен правильно підготовлений пакет документів, зрозуміла корпоративна структура, відсутність комплаєнс-ризиків, належно оформлені технічні матеріали, підтверджені права на продукцію, готовність до перевірки та здатність пройти процедури Агенції оборонних закупівель і Міністерства оборони України без хаосу, затримок і зайвих помилок.
Адвокатське об’єднання «Громов та Громова» супроводжує українських та іноземних виробників на шляху до отримання статусу верифікованого постачальника у сфері оборонних закупівель України.
Чому верифікація постачальника має значення
Верифікація постачальника — це не формальність і не проста реєстрація у списку. Це попередня перевірка компанії, її документів, ділової репутації, структури власності, санкційних ризиків, зв’язків із забороненими юрисдикціями, відповідності вимогам доброчесності та безпеки.
Для компанії, яка планує працювати з оборонними закупівлями, проходження такої перевірки має стратегічне значення.
По-перше, верифікація відкриває шлях до взаємодії з Агенцією оборонних закупівель та отримання запитів на комерційні пропозиції. Це особливо важливо для виробників, які мають продукт, що відповідає потребам Сил оборони України, але ще не мають сталого каналу комунікації з державним замовником.
По-друге, верифікація є сигналом довіри. Для держави, військових структур, партнерів, інвесторів та іноземних контрагентів вона означає, що компанія пройшла базовий рівень перевірки та може розглядатися як потенційний учасник оборонних поставок.
По-третє, верифікація допомагає компанії підготуватися до подальших етапів: участі у закупівлях, укладення державного контракту, проходження перевірки якості, підтвердження технічних характеристик, постачання, звітності та виконання договірних зобов’язань.
Кодифікація продукції: без цього державна закупівля може бути неможливою
Окремим ключовим елементом для виробників озброєння та військової техніки є кодифікація продукції та отримання номенклатурного номера НАТО.
Кодифікація означає, що виріб набуває статусу предмета постачання, його характеристики фіксуються у встановленій системі, визначається його класифікація, технічний опис, комплектність, виробник та інші ідентифікаційні дані. Після цього виріб може бути включений до відповідного каталогу предметів постачання та використовуватися в офіційній системі забезпечення.
Для виробника це не просто технічна процедура. Це юридичний та комерційний міст між продуктом і державним контрактом.
Без правильно оформленої кодифікаційної документації навіть перспективний виріб може залишатися поза офіційним оборонним контуром. Держава може бути зацікавлена у продукті, військові можуть бачити його практичну цінність, але закупівельна процедура вимагатиме належної ідентифікації, документального підтвердження та відповідності встановленим правилам.
Саме тому кодифікація повинна готуватися не в останній момент, а паралельно з підготовкою до верифікації постачальника.
Що перевіряється під час верифікації
Під час проходження перевірки значення має не лише сам продукт, а й компанія як потенційний контрагент держави.
Зазвичай аналізуються юридичний статус компанії, структура власності, керівники, кінцеві бенефіціарні власники, санкційна чистота, відсутність зв’язків із державами та організаціями, які створюють безпекові ризики, податкова дисципліна, відсутність банкрутства, антикорупційна політика, історія участі у закупівлях, можливі конфлікти інтересів, відповідність вимогам доброчесності та комплаєнсу.
Для іноземних компаній додатково виникають питання легалізації корпоративних документів, підтвердження повноважень підписантів, перекладу документів українською мовою, структурування представництва в Україні, експортного контролю, ліцензування товарів подвійного використання та відповідності законодавству країни реєстрації.
Для виробників товарів подвійного використання важливо окремо оцінити, чи не потребує конкретний товар спеціальних дозволів, експортних ліцензій, технічних висновків або додаткових погоджень. Помилка на цьому етапі може заблокувати поставку, створити ризики для контракту або поставити під сумнів добросовісність постачальника.
Чому юридичний супровід потрібен до подання документів, а не після відмови
Багато компаній звертаються по юридичну допомогу вже після отримання зауважень, затримки або відмови. Це поширена помилка.
У сфері оборонних закупівель правильна підготовка до подання документів часто важливіша за спробу виправити ситуацію після того, як державний орган уже побачив неповний, суперечливий або ризиковий пакет.
Юридичний супровід на ранньому етапі дозволяє виявити проблеми до офіційного подання: невідповідності в корпоративних документах, незрозумілу структуру власності, відсутність належних технічних матеріалів, недостатнє підтвердження прав на продукцію, слабкі гарантійні листи, неточності у перекладах, ризикові зв’язки у ланцюгу постачання, проблеми з експортним контролем або помилки у формулюванні призначення виробу.
Для оборонного ринку швидкість має значення. Але швидкість без юридичної точності створює ризики. Наша задача — зробити так, щоб компанія була готова до перевірки не лише формально, а змістовно.
Чотиритижнева програма підготовки до верифікації
Адвокатське об’єднання «Громов та Громова» пропонує виробникам та постачальникам оборонної продукції структуровану програму юридичної підготовки до верифікації та кодифікації.
Протягом першого тижня проводиться первинний юридичний аудит компанії, аналіз продуктового портфеля, перевірка корпоративної структури, визначення переліку необхідних документів, оцінка комплаєнс-ризиків та погодження дорожньої карти. На цьому етапі важливо зрозуміти, чи готова компанія до подання, які документи потрібно доопрацювати та які питання можуть виникнути у державного замовника.
Протягом другого тижня готується пакет документів для проходження верифікації: анкети, додатки, гарантійні листи, корпоративні документи, документи щодо структури власності, підтвердження повноважень, пояснення щодо продукції, переклади та супровідні матеріали. Для іноземних компаній окремо вирішуються питання легалізації, апостилювання, нотаріального засвідчення та перекладу документів українською мовою.
Протягом третього тижня формується або перевіряється пакет для кодифікації продукції: технічний опис, тактико-технічні характеристики, специфікації, інформація про комплектність, виробника, призначення, результати випробувань, наявні сертифікати, інструкції, документи щодо безпеки та експлуатації. За потреби ми координуємо комунікацію з профільними установами та допомагаємо узгодити юридичну і технічну частину пакета.
Протягом четвертого тижня здійснюється фінальна перевірка, подання документів, супровід комунікації, контроль статусу розгляду, підготовка відповідей на додаткові запити та правовий супровід до отримання результату відповідного етапу.
Такий строк стосується саме юридичної підготовки, структурування, подання та супроводу документів. Остаточне рішення щодо верифікації, кодифікації або укладення контракту ухвалюється уповноваженими державними органами відповідно до встановлених процедур.
Що входить у юридичний супровід
Наш супровід може включати підготовку та подання анкети постачальника, формування додатків, перевірку корпоративної структури, підготовку гарантійних листів, аналіз санкційних та комплаєнс-ризиків, юридичну перевірку ланцюга постачання, підготовку документів щодо кінцевих бенефіціарних власників, легалізацію іноземних документів, переклад українською мовою, супровід кодифікації продукції, комунікацію з профільними органами, підготовку відповідей на додаткові запити та представництво інтересів компанії у межах правового супроводу.
Для компаній, які працюють із дронами, засобами радіоелектронної боротьби, програмним забезпеченням, системами зв’язку, оптикою, сенсорами, компонентами, боєприпасами або товарами подвійного використання, ми окремо оцінюємо експортно-контрольні ризики та можливі обмеження щодо передачі технологій, технічної документації, програмного забезпечення, компонентів або готової продукції.
Для іноземних виробників ми також допомагаємо структурувати вхід на український ринок: визначити модель постачання, підготувати корпоративні документи, оформити представництво або партнерство з українським постачальником, перевірити контрагента, узгодити договірну модель та мінімізувати ризики, пов’язані з санкційним, податковим, валютним і експортним регулюванням.
Для кого ця послуга
Ця послуга актуальна для українських виробників озброєння та військової техніки, виробників безпілотних систем, розробників засобів радіоелектронної боротьби, постачальників компонентів, виробників спеціального обладнання, іноземних оборонних компаній, дистриб’юторів, інтеграторів, інженерних команд, стартапів у сфері оборонних технологій та компаній, які виробляють або постачають товари подвійного використання.
Особливо важливим супровід є для компаній, які мають технічно сильний продукт, але ще не проходили державні оборонні процедури в Україні. У таких випадках юридичний супровід допомагає перетворити продукт із перспективної розробки на належно оформлений предмет постачання, готовий до офіційної взаємодії з державним замовником.
Наша роль
Адвокатське об’єднання «Громов та Громова» не замінює державний орган і не гарантує рішення, яке залежить від Агенції оборонних закупівель, Міністерства оборони України або інших уповноважених структур.
Наша роль інша: ми готуємо компанію до перевірки, структуруємо документи, виявляємо ризики, усуваємо юридичні слабкі місця, супроводжуємо комунікацію, забезпечуємо відповідність українському законодавству та допомагаємо пройти процедуру максимально організовано.
У сфері оборонних закупівель помилка в одному документі може коштувати місяців. Невдале формулювання може створити комплаєнс-ризик. Неповний технічний пакет може зупинити кодифікацію. Непрозора корпоративна структура може стати підставою для додаткової перевірки або відмови.
Саме тому юридична підготовка має бути частиною виробничої та комерційної стратегії оборонної компанії.
Висновок
Україна потребує сильних, швидких і технологічних оборонних постачальників. Але державна оборонна закупівля — це не лише питання виробництва. Це питання довіри, документів, відповідності, безпеки та правової готовності.
Статус верифікованого постачальника, належна кодифікація продукції та правильно підготовлений комплаєнс-пакет можуть стати для виробника ключем до офіційної співпраці з державним оборонним сектором.
Адвокатське об’єднання «Громов та Громова» супроводжує цей шлях від первинного аудиту до подання документів і правового супроводу процедури. Ми допомагаємо виробникам говорити з державним замовником мовою, яку він очікує бачити: мовою документів, відповідності, прозорості та юридичної точності.
How to Become a Verified Supplier for Ukraine’s Defence Procurement Market
Ukraine’s defence market has changed dramatically during the war. Manufacturers of weapons, military equipment, unmanned systems, electronic warfare solutions, components, special equipment and dual-use goods now have unprecedented opportunities to work with the State. At the same time, these opportunities come with strict requirements: legal transparency, proof of product origin, sanctions compliance, a clear ownership structure, codification, supply-chain integrity and successful supplier verification.
For a defence manufacturer, having a strong product is no longer enough. The company must be legally ready for a government contract.
This is where many manufacturers face their first real obstacle. An engineering team may build an effective product, but for a State customer this is only the beginning. The company must also present a properly structured document package, a transparent corporate profile, evidence of compliance, accurate technical materials, confirmed product rights and readiness to pass the procedures of the Defence Procurement Agency and the Ministry of Defence of Ukraine without avoidable delays or legal errors.
Attorneys at Law “Gromov & Gromova” supports Ukrainian and international manufacturers on their path to becoming verified suppliers in Ukraine’s defence procurement system.
Why Supplier Verification Matters
Supplier verification is not a formality and not a simple registration exercise. It is a preliminary review of the company, its documents, business reputation, ownership structure, sanctions risks, links with prohibited jurisdictions, integrity standards and security compliance.
For a company planning to enter Ukraine’s defence procurement market, this verification has strategic importance.
First, verification opens the way to interaction with the Defence Procurement Agency and to receiving requests for commercial proposals. This is especially important for manufacturers whose products meet the needs of Ukraine’s defence forces but who do not yet have a stable communication channel with the State customer.
Second, verification is a signal of trust. For State bodies, military structures, partners, investors and foreign counterparties, it means that the company has passed a basic level of review and may be considered as a potential participant in defence supplies.
Third, verification helps the company prepare for the next stages: participation in procurement procedures, signing a government contract, passing quality checks, confirming technical characteristics, supplying products, reporting and performing contractual obligations.
Product Codification: Without It, State Procurement May Be Impossible
For manufacturers of weapons and military equipment, product codification and obtaining a NATO Stock Number is a separate key element.
Codification means that the product obtains the status of a supply item, its characteristics are recorded in the relevant system, and its classification, technical description, configuration, manufacturer and other identification data are properly registered. After that, the product may be included in the relevant catalogue of supply items and used in the official logistics and procurement system.
For the manufacturer, this is not merely a technical procedure. It is a legal and commercial bridge between the product and a government contract.
Without properly prepared codification documents, even a promising product may remain outside the official defence procurement framework. The State may be interested in the product, and military users may recognize its practical value, but the procurement process will still require proper identification, documentary confirmation and compliance with established rules.
That is why codification should not be prepared at the last moment. It should be developed in parallel with supplier verification readiness.
What Is Reviewed During Verification
During verification, the product itself is not the only issue. The company as a potential State contractor is also examined.
The review usually covers the company’s legal status, ownership structure, management, ultimate beneficial owners, sanctions exposure, absence of links with States and organizations creating security risks, tax discipline, absence of bankruptcy, anti-corruption policies, procurement history, possible conflicts of interest, integrity standards and compliance profile.
For foreign companies, additional issues arise: legalization of corporate documents, confirmation of signatory authority, translation of documents into Ukrainian, structuring representation in Ukraine, export control, dual-use licensing and compliance with the laws of the country of registration.
For manufacturers of dual-use goods, it is essential to assess whether a specific product requires special permits, export licences, technical opinions or additional approvals. An error at this stage may block the supply, create contractual risks or call the supplier’s integrity into question.
Why Legal Support Is Needed Before Filing, Not After Refusal
Many companies seek legal assistance only after receiving comments, delays or refusals. This is a common mistake.
In defence procurement, proper preparation before filing is often more important than trying to repair the situation after the State authority has already reviewed an incomplete, inconsistent or risky package.
Early legal support helps identify issues before official submission: inconsistencies in corporate documents, unclear ownership structure, lack of proper technical materials, insufficient confirmation of product rights, weak letters of guarantee, inaccurate translations, supply-chain risks, export-control issues or mistakes in describing the product’s purpose and use.
In the defence market, speed matters. But speed without legal accuracy creates risk. Our task is to ensure that the company is ready for verification not only formally, but substantively.
Four-Week Legal Readiness Programme
Attorneys at Law “Gromov & Gromova” offers defence manufacturers and suppliers a structured legal readiness programme for supplier verification and product codification.
During the first week, we conduct an initial legal audit of the company, review the product portfolio, check the corporate structure, identify the required documents, assess compliance risks and agree on a roadmap. At this stage, it is important to understand whether the company is ready to file, which documents must be improved and what questions may arise from the State customer.
During the second week, we prepare the supplier verification package: questionnaires, annexes, letters of guarantee, corporate documents, ownership-structure documents, authority confirmations, product explanations, translations and supporting materials. For foreign companies, we separately address legalization, apostille, notarization and translation of documents into Ukrainian.
During the third week, we prepare or review the product codification package: technical description, tactical and technical characteristics, specifications, information on configuration, manufacturer, intended use, test results, available certificates, manuals, safety documents and operational materials. Where needed, we coordinate communication with relevant institutions and help align the legal and technical parts of the package.
During the fourth week, we conduct the final review, file the documents, support communication, monitor the status of consideration, prepare responses to additional requests and provide legal support until the relevant procedural stage is completed.
This timeline relates to legal preparation, structuring, filing and procedural support. The final decision on verification, codification or contracting is made by the competent State authorities under the applicable procedures.
What Our Legal Support Includes
Our support may include preparation and filing of the supplier questionnaire, preparation of annexes, review of the corporate structure, drafting letters of guarantee, sanctions and compliance screening, legal review of the supply chain, preparation of documents on ultimate beneficial owners, legalization of foreign documents, translation into Ukrainian, support with product codification, communication with relevant authorities, preparation of responses to additional requests and representation of the company’s interests within the scope of legal support.
For companies working with drones, electronic warfare systems, software, communications systems, optics, sensors, components, ammunition or dual-use goods, we separately assess export-control risks and possible restrictions on the transfer of technology, technical documentation, software, components or finished products.
For foreign manufacturers, we also assist with structuring entry into the Ukrainian market: defining the supply model, preparing corporate documents, arranging representation or partnership with a Ukrainian supplier, checking counterparties, aligning the contractual model and minimizing risks related to sanctions, taxation, currency regulation and export control.
Who This Service Is For
This service is designed for Ukrainian manufacturers of weapons and military equipment, unmanned systems producers, electronic warfare developers, component suppliers, special equipment manufacturers, foreign defence companies, distributors, integrators, engineering teams, defence-technology startups and companies producing or supplying dual-use goods.
Legal support is particularly important for companies that have a strong technical product but have not yet passed Ukrainian State defence procedures. In such cases, legal support helps transform a promising development into a properly documented supply item ready for official interaction with the State customer.
Our Role
Attorneys at Law “Gromov & Gromova” does not replace the State authority and does not guarantee a decision that depends on the Defence Procurement Agency, the Ministry of Defence of Ukraine or other competent bodies.
Our role is different: we prepare the company for review, structure the documents, identify risks, eliminate legal weaknesses, support communication, ensure compliance with Ukrainian law and help the company pass the procedure in an organized manner.
In defence procurement, an error in one document may cost months. A poorly worded statement may create a compliance risk. An incomplete technical package may delay codification. A non-transparent ownership structure may become a reason for additional review or refusal.
That is why legal preparation should be part of the production and commercial strategy of a defence company.
Conclusion
Ukraine needs strong, fast and technologically capable defence suppliers. But State defence procurement is not only about manufacturing. It is also about trust, documents, compliance, security and legal readiness.
Verified supplier status, proper product codification and a well-prepared compliance package may become the key to official cooperation with Ukraine’s defence sector.
Attorneys at Law “Gromov & Gromova” supports this path from the initial audit to document filing and legal support throughout the procedure. We help manufacturers speak to the State customer in the language it expects to see: the language of documents, compliance, transparency and legal precision.